時(shí)間走到2012年，伴隨著中國企業(yè)特殊的管理需求，OA系統(tǒng)已經(jīng)走過了十幾個(gè)年頭。在這十幾年中，無論是老牌的金和、用友，還是新興的華天動(dòng)力、九思，各品牌OA系統(tǒng)可謂百花齊放，各展所長。但是無論OA系統(tǒng)的功能如何拓展，工作流技術(shù)始終是重中之重。
在業(yè)內(nèi)，華天動(dòng)力OA系統(tǒng)一直在極力倡導(dǎo)工作流技術(shù)，也正是依賴領(lǐng)先業(yè)界的“智慧流程”，華天動(dòng)力OA系統(tǒng)才能夠在競爭激烈的OA市場樹立起技術(shù)領(lǐng)先的品牌形象。 2月初，華天動(dòng)力OA系統(tǒng)剛剛發(fā)布了其最新版本V520，在這個(gè)新版本中，華天動(dòng)力又對(duì)工作流系統(tǒng)進(jìn)行了什么升級(jí)呢？筆者整理了五項(xiàng)重點(diǎn)升級(jí)讓讀者先睹為快。
事實(shí)上，這次升級(jí)中還有兩項(xiàng)極為重要的內(nèi)容：一是多表單間數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)的升級(jí)（如報(bào)銷單和借款單，費(fèi)用單和預(yù)算單等）；二是審批后數(shù)據(jù)圖形化統(tǒng)計(jì)的升級(jí)（柱狀圖、曲線圖等）。只是這兩部分內(nèi)容較多，我們將在后期陸續(xù)介紹。
1、公文掛網(wǎng)
很多單位，尤其是政府、國企和大型企業(yè)協(xié)同辦公中最重要的內(nèi)容就是進(jìn)行公文的審批，這些公文無論是本單位發(fā)起的，還是接收上下級(jí)單位的，審批完成后都有一個(gè)共同的需求，那就是公示給相關(guān)人員進(jìn)行查看。針對(duì)這一需求，華天動(dòng)力OA系統(tǒng)在新版本中添加了一個(gè)“公文庫”窗口，專門用于公示審批完成后需要掛網(wǎng)的公文，使員工在登錄OA系統(tǒng)進(jìn)行日常工作時(shí)，第一時(shí)間就可以看到單位最新發(fā)布的各種公文信息。
對(duì)于不同類型的公文，有的需要公開公文審批單，讓員工了解公文的審批流轉(zhuǎn)過程；有的只需要公開公文正文，讓員工對(duì)公文的正文內(nèi)容進(jìn)行學(xué)習(xí)。針對(duì)這種情況，華天動(dòng)力OA系統(tǒng)對(duì)公文掛網(wǎng)的操作過程提供了靈活的配置項(xiàng)，讓用戶可以根據(jù)實(shí)際需求選擇不同的掛網(wǎng)操作。
2、審批超時(shí)統(tǒng)計(jì)
為了滿足企業(yè)對(duì)關(guān)鍵流程、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的效率統(tǒng)計(jì)需要，華天動(dòng)力OA系統(tǒng)在V520版本中增加了流程節(jié)點(diǎn)的超時(shí)提醒設(shè)置。用戶可以對(duì)需要統(tǒng)計(jì)的審批節(jié)點(diǎn)設(shè)置辦理時(shí)間，針對(duì)這一辦理時(shí)間，系統(tǒng)會(huì)在審批過程中自動(dòng)向?qū)徟税l(fā)出提醒，同時(shí)后臺(tái)也會(huì)對(duì)他的審批用時(shí)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，最終自動(dòng)生成審批效率統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
有了這個(gè)報(bào)表，管理者就會(huì)對(duì)流程的審批效率一目了然，為流程優(yōu)化、績效考核和上層決策提供了精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)支撐。
3、代理審批與委托申請(qǐng)
代理審批和委托申請(qǐng)是企業(yè)在實(shí)際辦公中經(jīng)常遇到的問題，是指審批人或申請(qǐng)人無法親自辦理事務(wù)時(shí)，臨時(shí)指定由他人代辦。華天動(dòng)力OA系統(tǒng)此次對(duì)代理審批和委托申請(qǐng)的管理進(jìn)行了升級(jí)，可以為不同的審批單指定不同的代理審批人，這樣用戶就可以根據(jù)審批類型或者審批級(jí)別的不同，分別指定不同的人員代理自己審批，使用起來更加靈活和規(guī)范。
同樣，用戶也可以委托他人發(fā)出申請(qǐng)，這樣在用戶不能使用OA系統(tǒng)的特殊情況下，委托人就可以代替他發(fā)起表單申請(qǐng)。在這種情況下發(fā)出的申請(qǐng)，申請(qǐng)人的崗位級(jí)別以原用戶為準(zhǔn)，而跟委托人無關(guān)，這樣就避免了復(fù)雜流程在需要根據(jù)申請(qǐng)人崗位級(jí)別進(jìn)行跳轉(zhuǎn)的時(shí)候發(fā)生錯(cuò)誤的情況。
4、撤銷與撤回
在流程審批過程中，還有一種情況會(huì)經(jīng)常遇到，那就是申請(qǐng)人需要撤銷審批單，或者撤銷審批單修改后重新發(fā)起流程。在華天動(dòng)力OA系統(tǒng)官網(wǎng)
drinkklink.com在線試用的老版本中，需要流程管理員進(jìn)行相關(guān)操作，雖然規(guī)范，但不是很方便。
在新版本中，申請(qǐng)人則可以在“我的申請(qǐng)”中直接撤銷發(fā)出的申請(qǐng)，這樣無論審批進(jìn)行到哪個(gè)步驟，當(dāng)前審批都會(huì)立刻停止，審批單返回申請(qǐng)人處，等待申請(qǐng)人下步操作。
還有一種情況是，在表單審批流轉(zhuǎn)過程中，某位審批人完成審批操作后，突然發(fā)現(xiàn)進(jìn)行了誤操作，或者需要對(duì)審批意見進(jìn)行一點(diǎn)修正。華天動(dòng)力OA系統(tǒng)的新版本為這種情況提供了解決方案，只要下一步審批人還沒有進(jìn)行審批，那么該審批人就可以在“經(jīng)我審批”中對(duì)剛剛審批過的表單進(jìn)行“撤回”操作，重新編輯審批意見，然后讓審批單繼續(xù)向下流轉(zhuǎn)，對(duì)流轉(zhuǎn)過程中的其他用戶不會(huì)造成任何影響。
5、全文檢索
對(duì)文件審批量非常大的用戶，要查找一份文件往往非常困難，華天動(dòng)力OA系統(tǒng)的新版本進(jìn)行了貼心的設(shè)計(jì)，將公文與審批模板納入了全文檢索的范圍，無論是審批文件的正文內(nèi)容，還是系統(tǒng)中上傳的各種格式附件，都能夠得到及時(shí)、有效的檢索查詢。
OA系統(tǒng)的工作流管理內(nèi)容其實(shí)博大精深，客戶需求也非常復(fù)雜和多變，需要開發(fā)的細(xì)節(jié)功能幾乎無窮無盡，無論是以工作流見長的華天動(dòng)力，還是其他OA廠商，要做的工作還有很多、很多。只有真正的貼近用戶，傾聽用戶的需求，對(duì)這些需求進(jìn)行分析、歸納、整理，才能夠做出優(yōu)秀的工作流管理系統(tǒng)，為客戶持續(xù)的流程優(yōu)化和管理提升提供保障。
